Cos’è un CMS content management system

Un Content Mangement System è uno strumento che permette di ottenere il controllo sulla creazione e sulla distribuzione di informazione, un sistema di gestione dei contenuti che consenti di creare, modificare e gestire le informazioni offerte attraverso un interfaccia semplice ed intuitiva, facilitando così il compito di gestione del portale informativo. Vediamo in dettaglio cosa significa.

Ogni sito web ai suoi albori presenta poco contenuto. Con lo scorrere del tempo, l’organizzazione responsabile del sito sente il bisogno di pubblicare nuove informazioni sul web, ed il sito deve essere aggiornato. Probabilmente il sito è content-driven, fortemente basato sul contenuto, magari sul portale vengono pubblicati articoli e news con una frequenza molto alta, per cui occorre prestare molta attenzione a come possa essere aggiornato e modificato il sito.

Si vuole creare il sito in modo di potere essere facilmente modificato da persone non esperte di programmazione o web development, con cui sia possibile gestire efficacemente una gran mole di informazioni di diverse tipologie.

Per far fronte a queste esigenze è inevitabile appoggiare la nostra base di informazioni su un Content Management System (CMS), una piattaforma per la pubblicazione delle informazioni e la gestione dei contenuti di un portale.
Grazie al CMS la fase di realizzazione dell'architettura del sito e della information architecture è distinta dalla fase di inserimento dei dati veri e propri. Mentre la prima fase necessita il lavoro di un esperto informatico, in quest'ultima fase i contenuti effettivi del portale possono essere gestiti da personale interno all'organizzazione, precedentemente istruito per l'operazione, attraverso pochi semplici passi.

Un tipico scenario

Quella che segue è la descrizione di uno scenario molto comune tra le piccole aziende: viene commissionato il sito ad una Web Agency o ad un professionista del settore, il sito viene realizzato in HTML e CSS, e l’azienda è molto contenta del risultato.
Dopo alcuni mesi la ditta sente la necessità di dover aggiornare delle informazioni, ma nessuno all’interno della ditta conosce HTML. Il contenuto del sito deve essere modificato da una persona esterna, che funge da responsabile del sito. Ora tutto il contenuto che deve essere pubblicato sul sito passa per le sue mani. Potrebbe accadere che questa persona si renda irreperibile per qualsiasi motivo ed ogni aggiornamento sarebbe impossibilitato.
Oppure viene affidata la gestione del sito ad un dipendente interno all’azienda, con poche conoscenze informatiche, dopo un breve corso di HTML. Questa persona si occupa dell’inserimento dei dati, ed il procedimento funziona, ma dopo qualche tempo ci si accorge che il sito ha bisogno di un serio restyling, dato che le informazioni venivano aggiunte ogni volta in modo approssimativo, senza un vero metodo, una organizzazione dei dati.
In ambedue la casi in presenza di frequenti aggiunte di contenuto al sito potrebbe accadere che la persona incaricata di aggiornare il sito diventi un “bottleneck”, un collo di bottiglia per  il flusso delle informazioni dall’azienda al suo pubblico.

Estendere la Gestione del Contenuto

Il tempo in cui una azienda creava un sito Web solo per avere una “presenza” su Internet è finito, oggigiorno un sito Internet serve ad informare i clienti, risolvere i loro problemi e cercare di attirare nuove opportunità.
La gestione del contenuto del sito deve essere resa disponibile anche a delle persone che non hanno un background tecnico, non sanno come è composta una pagina HTML nè come è strutturato un sito Internet. E non vogliono saperlo. Vogliono solo aggiungere contenuto al sito Web.

Bisogna ricorrere ad un software che possa creare un framework intorno al sito, in modo che, definita una struttura portante ed un design attraente, le informazioni inserite nel sito vengano strutturate in modo automatico in modo coerente ed intuitivo, senza che la crescita della mole di informazione porti il sito fuori controllo. Questo software si chiama Content Management System.

Ecco le caratteristiche comuni di ogni CMS:

• Permette di aggiornare il sito senza essere degli esperti di HTML
• Permette di realizzare in modo facilitato l’architettura dei dati progettata, attraverso la definizione di diverse sezioni e categorie in cui classificare gli articoli
• Permette di separare nettamente i dati dall loro presentazione
• Permette di gestire in modo semplice la pubblicazione delle informazioni e decidere quando esse devono essere tolte dal sito
• Integrazione con  contenuti provenienti da diverse fonti come database o rss
• Gestione degli utenti, con mailing list e messaggistica
• Funzionalità di ricerca dei contenuti che vanno oltre la disposizione in categorie
• Un CMS è uno strumento indispensabile per gestire siti e portali informativi di ogni dimensioni